Dlaczego to takie ważne?
System zarządzania kompetencjami łączy wizję urzędu w przyszłości z rozwiązaniami pozwalającymi na diagnozę stanu aktualnego. Dobrze przygotowany system pozwala więc konsekwentnie prowadzić urząd ze stanu obecnego do precyzyjnie zdefiniowanego stanu w przyszłości.
Dlatego w Orange Hill z równym zaangażowaniem skupiamy się na aspekcie definiowania wymagań, jak i na aspekcie diagnostycznym (w tym monitorującym). Bez rzetelnego ich przygotowania nie może być bowiem mowy o postawieniu przed organizacją ambitnych i adekwatnych celów, ani nie może być mowy o skutecznych planach rozwoju.
Kluczowe znaczenie systemu dla procesów HR
System zarządzania przez kompetencje leży w centrum wszystkich procesów zarządzania personelem. Jest on punktem odniesienia dla procesu rekrutacji, rozwoju (w tym IPRZ), oceny etc. Jest też elementem planowania strategicznego w urzędzie. Pełni funkcję integrującą dla pozostałych systemów.
Z perspektywy organizacji system pozwala skuteczniej realizować jej cele, jest elementem planowania strategicznego, pozwala przygotować się do wyzwań przyszłości, optymalizować działania, zwiększać efektywność.
Z perspektywy osób zarządzających dostarcza jasnych wskazówek dotyczących kierunków rozwoju pracowników, ułatwia korzystanie z pozostałych procesów, będąc wsparciem w selekcji, procesie budowania ścieżek rozwoju, procesie oceny etc. Pozwala także na zachowanie spójności działań HR-owych pomiędzy zarządzającymi (standaryzacja) i unikać błędów.
Z perspektywy pracowników daje wytyczne dotyczące wymagań, jakie stawia przed nimi organizacja. Jest też gwarancją stabilności i klarowności oczekiwań.
System zarządzania przez kompetencje znajduje zastosowanie zarówno w administracji samorządowej, jak i rządowej. W administracji rządowej jest kluczowym elementem obowiązkowej strategii zarządzania zasobami ludzkimi. Może być przy tym wdrażany w sytuacji, w której urząd dysponuje już wybranymi rozwiązaniami z zakresu HR. Wówczas ma on charakter integrujący dotychczasowe rozwiązania.
Założeniem Orange Hill jest proponownie takich rozwiązań, które korzystają z istniejących aktualnie w urzędzie, sprawdzonych systemów. Celem jest bowiem wspieranie, uzupełnianie rozwiązań, a nie „rozpoczynanie wszystkiego od nowa”.
Proces i metody wdrożenia systemu
Metodyka
We wdrożeniach systemu zarządzania przez kompetencje posługujemy się autorską metodyką, zróżnicowaną w odniesieniu do korpusu służby cywilnej i pozostałej administracji. Autorski sposób pracy wypracowany został przez nasz zespół, mający doświadczenie we wdrażaniu modelu w blisko 40 urzędach w Polsce oraz w ramach projektów międzynarodowych.
- Dysponujemy własnym modelem kompetencyjnym, opisującym najbardziej charakterystyczne dla administracji kompetencje („miękkie” i specjalistyczne).
- Opracowaliśmy zestawy wskazówek rozwojowych dla każdej z kompetencji (samokształceniowych i dla przełożonych) oraz zestawy sugerowanych szkoleń.
- Różnicujemy podejście, definiując oczekiwania poprzez wskaźniki behawioralne (łączące wiedzę, umiejętności i postawy przejawiające się w typowych zachowaniach) lub w oparciu o odrębne wskaźniki dotyczące wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych (zgodne z uznawalnością zawodów).
- W korpusie służby cywilnej łączymy wynikające z rozporządzenia kryteria ocen z opisującymi je kompetencjami, które z kolei opisane są odpowiednimi wskaźnikami, doprowadzając do jednorodności systemów; analogicznie integrujemy systemy ocen okresowych w administracji samorządowej.
- Stosujemy skale ocen oparte na częstości, skale obserwacyjne związane z natężeniem zachowań, jak i skale rozwojowe.
- Wykorzystujemy zarówno najprostsze metody pomiaru (testy kompetencyjne), jak i złożone narzędzia oceny 360 stopni, czy development center.
- Przygotowujemy pełny zestaw procedur i narzędzi, pozwalających na samodzielne korzystanie z systemu.
Proces
Zasadnicze etapy wdrożenia