Społeczności lokalne stanowią jedną z podstaw ustroju demokratycznego, gdyż jego kluczowym elementem jest aktywne uczestnictwo obywateli w zarządzaniu sprawami publicznymi. Po okresie przemian ustrojowych w Polsce zaobserwowano wyraźny wzrost liczby i aktywności podmiotów trzeciego sektora; działając w różnorodnych obszarach, nierzadko prowadzą one działalność pokrywającą się z zadaniami publicznymi, realizowanymi przez jednostki samorządu terytorialnego.

Czy możliwe jest zatem podjęcie wspólnych działań, które wyzwolą efekt synergii?

Jakie kroki musi podjąć samorząd, aby zapewnić trwałą i efektywną współpracę z organizacjami pozarządowymi na rzecz społeczności lokalnej?
To pytania przed którymi stają dzisiaj władze lokalne.

A jak brzmi właściwa odpowiedź?

Przede wszystkim konieczne jest przyzwolenie ze strony samorządów terytorialnych, ale i lokalnej społeczności, na aktywne uczestnictwo organizacji pozarządowych w rozwiązywaniu lokalnych problemów. To kierunek, który obiera coraz więcej samorządów, podejmując różnorodne działania w celu polepszenia jakości współpracy z organizacjami społecznymi. Wprawdzie Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nakłada na organy administracji publicznej obowiązek współpracy z organizacjami pozarządowymi, jednak chęć rozwoju partnerskich relacji z tzw. trzecim sektorem wynika nie tylko z konieczności realizacji obowiązku ustawowego, ale i z rosnącej świadomości partnerskiej roli organizacji społecznych, w szczególności w sferze realizacji zadań publicznych.

Rozwój współpracy z organizacjami pozarządowymi może stanowić istotne wsparcie dla realizacji zadań i celów samorządu, a efektywna współpraca międzysektorowa sprzyja polepszaniu dialogu obywatelskiego, wzbogaceniu oferty usług dla mieszkańców, współpracy w rozwiązywaniu problemów.

System współpracy międzysektorowej

Jednym z najczęstszych działań, podejmowanych przez samorządy, jest wprowadzenie systemowych rozwiązań usprawniających współpracę (w szczególności komunikację) z partnerami społecznymi.

Zgodnie bowiem z danymi, opublikowanymi w ekspertyzie przygotowanej przez Instytut Spraw Publicznych w ramach projektu Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych – wypracowanie i upowszechnienie standardów współpracy, na jakość współpracy między jednostkami samorządu terytorialnego a organizacjami pozarządowymi w największym stopniu wpływa – poza stanem współpracy finansowej i pozafinansowej – dostępność infrastruktury współpracy, ze szczególnym uwzględnieniem tych jej elementów, które przekładają się na proces komunikacji pomiędzy oboma sektorami, a także kultura relacji między obiema stronami.

Kluczowym działaniem, z punktu widzenia poszerzania współpracy z podmiotami pozarządowymi, jest monitorowanie rozwoju ich działalności w określonych dziedzinach życia społecznego (m. in. w formie opracowywania map aktywności), a także wprowadzanie usprawnień, które sprzyjać będą angażowaniu ich we współpracę z samorządem. Zastosowanie rozwiązań proceduralnych zapewnia profesjonalizację działań, podejmowanych w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi poprzez standaryzację zasad gromadzenia danych, jak również na skutek podejmowania działań o charakterze planowym i usystematyzowanym.

Praktyki warte naśladowania

Prezentujemy przykład rozwiązania, które w sposób prosty a równocześnie skuteczny pozwala zacieśniać współpracę na linii: samorząd – organizacje społeczne.

Urząd Miejski w Bychawie (woj. lubelskie), zatrudniający około 50 osób, podjął decyzję o konieczności opracowania oraz wdrożenia rozwiązań proceduralnych w obszarze współpracy z podmiotami trzeciego sektora, w tym o utworzeniu mapy aktywności organizacji pozarządowych, działających na terenie gminy oraz opracowaniu regulaminu jej aktualizowania. Urzędowi zależało nie tylko na stworzeniu systemu mapowania, ale również wprowadzeniu trwałych zmian, które sprzyjać będą angażowaniu podmiotów pozarządowych we współpracę z urzędem i kształtowaniu partnerskich relacji, aby poprzez wykorzystanie potencjału organizacji pozytywne rezultaty odczuła cała lokalna społeczność.

Rozwiązania dostarczyła firma Orange Hill Sp. z o.o., której konsultanci, we współpracy z przedstawicielami Urzędu, opracowali dopasowany do potrzeb samorządu system usprawniający współpracę międzysektorową, w którym szczególny nacisk położony został na kwestie związane z komunikacją.

Korzystając z różnorodnych źródeł, pozyskano informacje o organizacjach prowadzących działalność na terenie gminy, które następnie poddano weryfikacji. W efekcie podjętych we współpracy z przedstawicielami urzędu działań uzyskano aktualną listę aktywnych organizacji.

Zaproponowano ustandaryzowane zasady gromadzenia informacji na temat organizacji pozarządowych (i ich aktywności) oraz formę prezentacji informacji o organizacjach na stronie internetowej gminy, z uwzględnieniem dotychczasowych praktyk w tym zakresie oraz możliwości organizacyjnych i finansowych urzędu.

Opracowano funkcjonalne, a równocześnie intuicyjne i łatwe w obsłudze narzędzie informatyczne (tzw. mapę aktywności), służące prezentacji lokalnego sektora społecznego oraz ułatwieniu kontaktów i współpracy z organizacjami pozarządowymi pracownikom administracji samorządowej i innym zainteresowanym podmiotom, pozwalające na filtrowanie organizacji wg wybranych kryteriów oraz zaopatrzone w panel służący administrowaniu danymi.

Opracowane rozwiązania zostały wprowadzone do powszechnego stosowania w urzędzie poprzez podjęcie przez burmistrza zarządzenia wprowadzającego regulamin aktualizacji mapy aktywności organizacji pozarządowych, określający m. in. terminy i zasady wprowadzania danych nowych organizacji oraz usuwania organizacji nieaktywnych, a także wskazano osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie ww. działań.

Dopełnieniem działań wdrożeniowych było przeprowadzenie szkolenia, w trakcie którego duża część pracowników urzędu zapoznana została z zasadami współpracy z organizacjami pozarządowymi, zaś wyznaczone do obsługi narzędzia informatycznego osoby odbyły szkolenie instruktażowe, pozwalające w przyszłości samodzielnie je obsługiwać.

Na koniec: KOMPLEKSOWOŚĆ PRZYJĘTEGO ROZWIĄZANIA

Zaproponowany system współpracy z organizacjami został powiązany z zadaniami na aktualnie istniejących stanowiskach oraz terminami konsultacji rocznych programów współpracy. Dodatkowo, dostarczone urzędowi rozwiązanie objęło analizę zasobów koniecznych do wdrożenia procedury, a także rekomendacje w zakresie promowania przez urząd mapy aktywności oraz wiedzy o możliwości skorzystania z zawartych tam informacji w kręgach osób i organizacji aktywnych społecznie. Dopełnieniem działań wdrożeniowych było przeprowadzenie szkolenia, w trakcie którego duża część pracowników urzędu zapoznana została z zasadami współpracy z organizacjami pozarządowymi, zaś wyznaczone do obsługi narzędzia informatycznego osoby odbyły szkolenie instruktażowe, pozwalające w przyszłości samodzielnie je obsługiwać.

System zapewnia profesjonalizację działań, podejmowanych w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi, zarówno w obszarze monitorowania ich aktywności (poprzez standaryzację zasad gromadzenia danych), jak i na skutek podejmowania działań o charakterze planowym i usystematyzowanym.

Efekty na miarę oczekiwań

Aktualnie urząd dysponuje opracowanym systemem współpracy międzysektorowej, którego istotnym elementem jest nieskomplikowane narzędzie informatyczne, pozwalające na systematyczne monitorowanie aktywności organizacji pozarządowych, m. in. w oparciu o gromadzone dane o organizacjach i podejmowanych przez nie działaniach. Mapa aktywności organizacji pozarządowych zawiera kompletną listę organizacji działających na terenie gminy, w tym ochotnicze straże pożarne i grupy nieformalne. Pozwala na filtrowanie organizacji wg wybranych kryteriów, a także ilustruje ich lokalizację na mapie gminy. Umiejscowienie mapy aktywności zarówno na stronie internetowej gminy, jak i bezpośrednio pod adresem: organizacje.bychawa.pl, uczyniło ją łatwo dostępną dla wszystkich zainteresowanych.

Zasady i warunki obsługi narzędzia uregulowane zostały Zarządzaniem Burmistrza Bychawy z kwietnia 2013 r. w sprawie nadania regulaminu aktualizowania mapy aktywności organizacji pozarządowych.

Co więcej, system współpracy międzysektorowej został tak skonstruowany, aby w przyszłości możliwy był jego rozwój, np. o powołanie pełnomocnika ds. organizacji pozarządowych, czy też o obszary związane z pomiarem zadowolenia.

Dobra praktyka – synonim sukcesu

Istotnym elementem wdrożonego systemu jest podejmowanie przez urząd promocji istnienia mapy aktywności w kręgach partnerów społecznych, aktywnie działających na terenie gminy, a także realizacja dodatkowych działań informacyjnych i komunikacyjnych, które skutkowałyby angażowaniem coraz szerszego kręgu organizacji we współpracę z urzędem oraz zwiększeniem skali tej współpracy.

Istotnym wsparciem realizacji tego celu było spotkanie, zorganizowane w ramach wdrożenia usprawnienia. Po spotkaniu podsumowującym realizację projektu odbyło się seminarium, na które zaproszeni zostali przedstawiciele organizacji pozarządowych. W swobodnej atmosferze przeprowadzono panel informacyjny, w czasie którego przedstawione zostały możliwe formy współpracy z partnerami społecznymi, przekazano informacje na temat priorytetowych zadań publicznych oraz wysokości środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe.

Odpowiedną rangę spotkaniu nadała obecność najwyższych władz urzędu w osobie pana Burmistrza oraz pani Sekretarz Gminy. Ze strony urzędu w seminarium uczestniczyły również osoby, podejmujące z racji swoich obowiązków kontakty z organizacjami pozarządowymi. Praktycznych informacji o przebiegu współpracy międzysektorowej udzieliła inspektor ds. komunikacji społecznej i promocji, do której obowiązków należy m. in. utrzymywanie komunikacji z partnerami sektora pozarządowego.

Ze strony organizacji pozarządowych obecni byli nie tylko przedstawiciele organizacji od lat już realizujących zadania publiczne, ale również tych, które dotąd nie korzystały jeszcze z finansowej formy współpracy. Przedstawiciele grup nieformalnych zachęcani byli do sformalizowania swojej działalności, co pozwoliłoby w przyszłości bardziej aktywnie włączyć się w realizację zadań publicznych.

Widoczne zainteresowanie przedstawicieli organizacji prezentowanymi tematami pozwala wnioskować, że wdrożenie nowych rozwiązań skutkować będzie podejmowaniem większej ilości wspólnych inicjatyw oraz efektywną realizacją zadań publicznych.

Dotychczasowa praktyka wskazuje, że dla organizacji pozarządowych samorządy są najważniejszym partnerem instytucjonalnym. Jest to współdziałanie osób pozwalające na realizację wspólnych celów i stawianych zadań, zarówno dla przedstawicieli samorządów, jak i organizacji pozarządowych. Stąd potrzeba jak najlepszego informowania o kierunkach działalności i ułatwień w komunikacji.

Zrealizowany projekt, w efekcie którego powstała mapa aktywności organizacji pozarządowych wskazuje, że jest to doskonała metoda integracji partnerów, oparta o efektywne zaspokojenie potrzeb społecznych. Sprzyja komunikacji społecznej pomiędzy trzecim sektorem a lokalnym samorządem – ocenia burmistrz Bychawy J. Urban.

Autor:
Katarzyna Białogłowicz-Bajołek

Odpowiedzialna za realizację i koordynację działań ukierunkowanych na usprawnienie funkcjonowania organizacji publicznych – kieruje wdrażaniem projektów diagnostyczno–rozwojowych oraz pełni funkcję konsultanta merytorycznego (m. in. opracowanie standardów obsługi klienta, usprawnień organizacyjnych, podejmowania współpracy międzysektorowej, konsultacji społecznych, rozwiązań podnoszących efektywność i jakość zarządzania personelem).

Mgr inż. w dziedzinie zarządzania.

Kierownik Działu Doradztwa dla Administracji Publicznej w firmie konsultingowej Orange Hill Sp. z o. o.