Rozwój współpracy urzędu z organizacjami pozarządowymi ma bezpośredni wpływ na jakość realizacji zadań i celów urzędu. Ma ona szczególnie doniosłe znaczenie w przypadku jednostek samorządu terytorialnego, które są zobligowane do wdrażania programów współpracy z NGO’s.
Współpraca z organizacjami pozarządowymi pozwala efektywniej realizować zadania publiczne, wspólnie działać na rzecz społeczności lokalnych, rozwiązywać istotne problemy społeczne.
Prowadzenie efektywnej współpracy wymaga jednak posiadania aktualnej wiedzy na temat aktywności organizacji pozarządowych oraz procedur aktywnego komunikowania się z trzecim sektorem.
Wdrażane przez nas rozwiązania umożliwiają monitorowanie rozwoju działalności podmiotów pozarządowych w określonych dziedzinach oraz angażowanie ich we współpracę z urzędem. Służą także mieszkańcom, dostarczając aktualne dane na temat trzeciego sektora.
Realizujemy także szczegółowe diagnozy jakości współpracy urzędu z organizacjami pozarządowymi, w tym dokujemy identyfikacji aktywnych organizacji.
Metodyka
Doświadczenie naszego zespołu, wynikające z realizacji wdrożeń systemów współpracy międzysektorowej w kilkunastu jednostkach samorządu terytorialnego, zaowocowało wypracowaniem efektywnej autorskiej metody.
Do badań i opracowania diagnozy współpracy międzysektorowej wykorzystujemy metodę analizy pn. Indeks Jakości Współpracy, będącą narzędziem służącym do pomiaru i monitorowania współpracy międzysektorowej, wypracowanym w ramach projektu Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych - wypracowanie i upowszechnienie standardów współpracy. Użycie tego standaryzowanego narzędzia daje możliwość samodzielnego wykonywania w przyszłości systematycznej samooceny współpracy przez urząd i organizacje pozarządowe, a także monitorowania zmian poprzez porównanie ze stanem poprzednim.
Proponowany przez nas System Usprawniający Podejmowanie Współpracy może obejmować elementy o różnym poziomie zaawansowania, w zależności od oczekiwań i potrzeb urzędu, jego możliwości organizacyjnych oraz posiadanych zasobów osobowych i finansowych.
Proces
Z uwagi na swoją elastyczność, system może zostać wdrożony w różnych wariantach, w zależności od oczekiwań i zapotrzebowania urzędu, jego rozmiarów, możliwości organizacyjnych i finansowych.
Zasadnicze etapy wdrożenia
Możliwa jest także realizacja usługi w wersji uproszczonej, odpowiedniej dla mniejszych jednostek.
Społeczności lokalne stanowią jedną z podstaw ustroju demokratycznego, gdyż jego kluczowym elementem jest aktywne uczestnictwo obywateli w zarządzaniu sprawami publicznymi. Po okresie przemian ustrojowych w Polsce zaobserwowano wyraźny wzrost liczby i aktywności podmiotów trzeciego sektora; działając w różnorodnych obszarach, nierzadko prowadzą one działalność pokrywającą się z zadaniami publicznymi, realizowanymi przez jednostki samorządu terytorialnego.
Czy możliwe jest zatem podjęcie wspólnych działań, które wyzwolą efekt synergii?
Jakie kroki musi podjąć samorząd, aby zapewnić trwałą i efektywną współpracę z organizacjami pozarządowymi na rzecz społeczności lokalnej?
To pytania przed którymi stają dzisiaj władze lokalne.
A jak brzmi właściwa odpowiedź?
Przede wszystkim konieczne jest przyzwolenie ze strony samorządów terytorialnych, ale i lokalnej społeczności, na aktywne uczestnictwo organizacji pozarządowych w rozwiązywaniu lokalnych problemów. To kierunek, który obiera coraz więcej samorządów, podejmując różnorodne działania w celu polepszenia jakości współpracy z organizacjami społecznymi. Wprawdzie Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nakłada na organy administracji publicznej obowiązek współpracy z organizacjami pozarządowymi, jednak chęć rozwoju partnerskich relacji z tzw. trzecim sektorem wynika nie tylko z konieczności realizacji obowiązku ustawowego, ale i z rosnącej świadomości partnerskiej roli organizacji społecznych, w szczególności w sferze realizacji zadań publicznych.
Rozwój współpracy z organizacjami pozarządowymi może stanowić istotne wsparcie dla realizacji zadań i celów samorządu, a efektywna współpraca międzysektorowa sprzyja polepszaniu dialogu obywatelskiego, wzbogaceniu oferty usług dla mieszkańców, współpracy w rozwiązywaniu problemów.
Jednym z najczęstszych działań, podejmowanych przez samorządy, jest wprowadzenie systemowych rozwiązań usprawniających współpracę (w szczególności komunikację) z partnerami społecznymi.
Zgodnie bowiem z danymi, opublikowanymi w ekspertyzie przygotowanej przez Instytut Spraw Publicznych w ramach projektu Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych – wypracowanie i upowszechnienie standardów współpracy, na jakość współpracy między jednostkami samorządu terytorialnego a organizacjami pozarządowymi w największym stopniu wpływa – poza stanem współpracy finansowej i pozafinansowej – dostępność infrastruktury współpracy, ze szczególnym uwzględnieniem tych jej elementów, które przekładają się na proces komunikacji pomiędzy oboma sektorami, a także kultura relacji między obiema stronami.
Kluczowym działaniem, z punktu widzenia poszerzania współpracy z podmiotami pozarządowymi, jest monitorowanie rozwoju ich działalności w określonych dziedzinach życia społecznego (m. in. w formie opracowywania map aktywności), a także wprowadzanie usprawnień, które sprzyjać będą angażowaniu ich we współpracę z samorządem. Zastosowanie rozwiązań proceduralnych zapewnia profesjonalizację działań, podejmowanych w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi poprzez standaryzację zasad gromadzenia danych, jak również na skutek podejmowania działań o charakterze planowym i usystematyzowanym.
Prezentujemy przykład rozwiązania, które w sposób prosty a równocześnie skuteczny pozwala zacieśniać współpracę na linii: samorząd – organizacje społeczne.
Urząd Miejski w Bychawie (woj. lubelskie), zatrudniający około 50 osób, podjął decyzję o konieczności opracowania oraz wdrożenia rozwiązań proceduralnych w obszarze współpracy z podmiotami trzeciego sektora, w tym o utworzeniu mapy aktywności organizacji pozarządowych, działających na terenie gminy oraz opracowaniu regulaminu jej aktualizowania. Urzędowi zależało nie tylko na stworzeniu systemu mapowania, ale również wprowadzeniu trwałych zmian, które sprzyjać będą angażowaniu podmiotów pozarządowych we współpracę z urzędem i kształtowaniu partnerskich relacji, aby poprzez wykorzystanie potencjału organizacji pozytywne rezultaty odczuła cała lokalna społeczność.
Rozwiązania dostarczyła firma Orange Hill Sp. z o.o., której konsultanci, we współpracy z przedstawicielami Urzędu, opracowali dopasowany do potrzeb samorządu system usprawniający współpracę międzysektorową, w którym szczególny nacisk położony został na kwestie związane z komunikacją.
Korzystając z różnorodnych źródeł, pozyskano informacje o organizacjach prowadzących działalność na terenie gminy, które następnie poddano weryfikacji. W efekcie podjętych we współpracy z przedstawicielami urzędu działań uzyskano aktualną listę aktywnych organizacji.
Zaproponowano ustandaryzowane zasady gromadzenia informacji na temat organizacji pozarządowych (i ich aktywności) oraz formę prezentacji informacji o organizacjach na stronie internetowej gminy, z uwzględnieniem dotychczasowych praktyk w tym zakresie oraz możliwości organizacyjnych i finansowych urzędu.
Opracowano funkcjonalne, a równocześnie intuicyjne i łatwe w obsłudze narzędzie informatyczne (tzw. mapę aktywności), służące prezentacji lokalnego sektora społecznego oraz ułatwieniu kontaktów i współpracy z organizacjami pozarządowymi pracownikom administracji samorządowej i innym zainteresowanym podmiotom, pozwalające na filtrowanie organizacji wg wybranych kryteriów oraz zaopatrzone w panel służący administrowaniu danymi.
Opracowane rozwiązania zostały wprowadzone do powszechnego stosowania w urzędzie poprzez podjęcie przez burmistrza zarządzenia wprowadzającego regulamin aktualizacji mapy aktywności organizacji pozarządowych, określający m. in. terminy i zasady wprowadzania danych nowych organizacji oraz usuwania organizacji nieaktywnych, a także wskazano osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie ww. działań.
Dopełnieniem działań wdrożeniowych było przeprowadzenie szkolenia, w trakcie którego duża część pracowników urzędu zapoznana została z zasadami współpracy z organizacjami pozarządowymi, zaś wyznaczone do obsługi narzędzia informatycznego osoby odbyły szkolenie instruktażowe, pozwalające w przyszłości samodzielnie je obsługiwać.
Na koniec: KOMPLEKSOWOŚĆ PRZYJĘTEGO ROZWIĄZANIA
Zaproponowany system współpracy z organizacjami został powiązany z zadaniami na aktualnie istniejących stanowiskach oraz terminami konsultacji rocznych programów współpracy. Dodatkowo, dostarczone urzędowi rozwiązanie objęło analizę zasobów koniecznych do wdrożenia procedury, a także rekomendacje w zakresie promowania przez urząd mapy aktywności oraz wiedzy o możliwości skorzystania z zawartych tam informacji w kręgach osób i organizacji aktywnych społecznie. Dopełnieniem działań wdrożeniowych było przeprowadzenie szkolenia, w trakcie którego duża część pracowników urzędu zapoznana została z zasadami współpracy z organizacjami pozarządowymi, zaś wyznaczone do obsługi narzędzia informatycznego osoby odbyły szkolenie instruktażowe, pozwalające w przyszłości samodzielnie je obsługiwać.
System zapewnia profesjonalizację działań, podejmowanych w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi, zarówno w obszarze monitorowania ich aktywności (poprzez standaryzację zasad gromadzenia danych), jak i na skutek podejmowania działań o charakterze planowym i usystematyzowanym.
Aktualnie urząd dysponuje opracowanym systemem współpracy międzysektorowej, którego istotnym elementem jest nieskomplikowane narzędzie informatyczne, pozwalające na systematyczne monitorowanie aktywności organizacji pozarządowych, m. in. w oparciu o gromadzone dane o organizacjach i podejmowanych przez nie działaniach. Mapa aktywności organizacji pozarządowych zawiera kompletną listę organizacji działających na terenie gminy, w tym ochotnicze straże pożarne i grupy nieformalne. Pozwala na filtrowanie organizacji wg wybranych kryteriów, a także ilustruje ich lokalizację na mapie gminy. Umiejscowienie mapy aktywności zarówno na stronie internetowej gminy, jak i bezpośrednio pod adresem: organizacje.bychawa.pl, uczyniło ją łatwo dostępną dla wszystkich zainteresowanych.
Zasady i warunki obsługi narzędzia uregulowane zostały Zarządzaniem Burmistrza Bychawy z kwietnia 2013 r. w sprawie nadania regulaminu aktualizowania mapy aktywności organizacji pozarządowych.
Co więcej, system współpracy międzysektorowej został tak skonstruowany, aby w przyszłości możliwy był jego rozwój, np. o powołanie pełnomocnika ds. organizacji pozarządowych, czy też o obszary związane z pomiarem zadowolenia.
Istotnym elementem wdrożonego systemu jest podejmowanie przez urząd promocji istnienia mapy aktywności w kręgach partnerów społecznych, aktywnie działających na terenie gminy, a także realizacja dodatkowych działań informacyjnych i komunikacyjnych, które skutkowałyby angażowaniem coraz szerszego kręgu organizacji we współpracę z urzędem oraz zwiększeniem skali tej współpracy.
Istotnym wsparciem realizacji tego celu było spotkanie, zorganizowane w ramach wdrożenia usprawnienia. Po spotkaniu podsumowującym realizację projektu odbyło się seminarium, na które zaproszeni zostali przedstawiciele organizacji pozarządowych. W swobodnej atmosferze przeprowadzono panel informacyjny, w czasie którego przedstawione zostały możliwe formy współpracy z partnerami społecznymi, przekazano informacje na temat priorytetowych zadań publicznych oraz wysokości środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe.
Odpowiedną rangę spotkaniu nadała obecność najwyższych władz urzędu w osobie pana Burmistrza oraz pani Sekretarz Gminy. Ze strony urzędu w seminarium uczestniczyły również osoby, podejmujące z racji swoich obowiązków kontakty z organizacjami pozarządowymi. Praktycznych informacji o przebiegu współpracy międzysektorowej udzieliła inspektor ds. komunikacji społecznej i promocji, do której obowiązków należy m. in. utrzymywanie komunikacji z partnerami sektora pozarządowego.
Ze strony organizacji pozarządowych obecni byli nie tylko przedstawiciele organizacji od lat już realizujących zadania publiczne, ale również tych, które dotąd nie korzystały jeszcze z finansowej formy współpracy. Przedstawiciele grup nieformalnych zachęcani byli do sformalizowania swojej działalności, co pozwoliłoby w przyszłości bardziej aktywnie włączyć się w realizację zadań publicznych.
Widoczne zainteresowanie przedstawicieli organizacji prezentowanymi tematami pozwala wnioskować, że wdrożenie nowych rozwiązań skutkować będzie podejmowaniem większej ilości wspólnych inicjatyw oraz efektywną realizacją zadań publicznych.
Dotychczasowa praktyka wskazuje, że dla organizacji pozarządowych samorządy są najważniejszym partnerem instytucjonalnym. Jest to współdziałanie osób pozwalające na realizację wspólnych celów i stawianych zadań, zarówno dla przedstawicieli samorządów, jak i organizacji pozarządowych. Stąd potrzeba jak najlepszego informowania o kierunkach działalności i ułatwień w komunikacji.
Zrealizowany projekt, w efekcie którego powstała mapa aktywności organizacji pozarządowych wskazuje, że jest to doskonała metoda integracji partnerów, oparta o efektywne zaspokojenie potrzeb społecznych. Sprzyja komunikacji społecznej pomiędzy trzecim sektorem a lokalnym samorządem – ocenia burmistrz Bychawy J. Urban.
Autor:
Katarzyna Białogłowicz-Bajołek
Odpowiedzialna za realizację i koordynację działań ukierunkowanych na usprawnienie funkcjonowania organizacji publicznych – kieruje wdrażaniem projektów diagnostyczno–rozwojowych oraz pełni funkcję konsultanta merytorycznego (m. in. opracowanie standardów obsługi klienta, usprawnień organizacyjnych, podejmowania współpracy międzysektorowej, konsultacji społecznych, rozwiązań podnoszących efektywność i jakość zarządzania personelem).
Mgr inż. w dziedzinie zarządzania.
Kierownik Działu Doradztwa dla Administracji Publicznej w firmie konsultingowej Orange Hill Sp. z o. o.
Poznaj nasze kluczowe doświadczenia.
Zobacz ostatnie wdrożenia naszych usług w urzędach administracji publicznej!
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów – 2012
Ministerstwo Transportu Budownictwa i Gospodarki Morskiej – 2012
Główny Urząd Statystyczny – 2012
Urząd Lotnictwa Cywilnego – 2012
Lubuski Urząd Wojewódzki – 2012
Urząd Miasta Katowice – 2011
Urząd Miasta Stalowa Wola – 2011
Urząd Miejski w Grudziądzu – 2011
Urząd Miasta Biłgoraj – 2013
Urząd Miejski Bychawa – 2013
Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny – 2012/2013
Urząd Gminy Celestynów – 2013
Ministerstwo Transportu Budownictwa i Gospodarki Morskiej – 2012
Urząd Miejski Bychawa – 2013
Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny – 2013
Urząd Miasta Biłgoraj – 2012/2013
Urząd Miasta Katowice – 2010/2011
Urząd Miasta Stalowa Wola – 2010/2011
Urząd Miejski w Grudziądzu – 2011
Ministerstwo Transportu Budownictwa i Gospodarki Morskiej – 2012
Główny Urząd Statystyczny – 2012
Urząd Miasta Katowice – 2011/2012
Urząd Miasta i Gminy Kłodawa – 2012
Urząd Gminy Lubin – 2012
Urząd Gminy w Grzegorzewie – 2012
Urząd Gminy Kościelec – 2012
Urząd Gminy w Czarnym Dunajcu – 2013
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych – 2013/2014
Urząd Miasta Katowice – 2011/2012
Urząd Miasta i Gminy Kłodawa – 2012
Urząd Gminy Lubin – 2012
Urząd Gminy w Grzegorzewie – 2012
Urząd Gminy Kościelec – 2012
Urząd Miasta Katowice – 2012
Urząd Miejski Bychawa – 2013
Starostwo Powiatowe we Włoszczowie – 2013
Starostwo Powiatowe w Kazimierzy Wielkiej – 2013
Urząd Gminy Wodzisław – 2013
Urząd Miasta Katowice – 2010/2011
Urząd Miasta Stalowa Wola – 2010/2011
Urząd Miasta Biłgoraj – 2012/2013
Urząd Miejski Bychawa – 2012/2013
Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny – 2012/2013
Urząd Lotnictwa Cywilnego – 2012
Urząd Gminy Celestynów – 2013
Urząd Gminy Pniewy – 2012
Urząd Gminy Belsk Duży – 2012
Urząd Gminy Chynów – 2012
Urząd Miasta Katowice – 2010/2011
Urząd Miasta Katowice – 2010/2011
Główny Inspektorat Transportu Drogowego (IPRZ, inspirujące przywództwo) – 2013
Urząd Miejski Bychawa (konsultacje społeczne) – 2013
Starostwo Powiatowe w Mikołowie
Urząd Miasta w Mikołowie
Urząd Gminy Ornontowice
Urząd Gminy Wyry
Urząd Miasta Orzesze
Urząd Miasta Łaziska Górne
Starostwo Powiatowe w Lipnie
Urząd Gminy w Lipinie
Urząd Miasta i Gminy Skępe
Urząd Gminy Tłuchowo
Urząd Gminy Chrostkowo
Starostwo Powiatowe w Żninie
Urząd Miejski w Żninie
Urząd Gminy w Rogowie
Urząd Miejski w Łabiszynie
Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim
Urząd Gminy w Gąsawie
Urząd Gminy Zarszyn
Urząd Miasta Starachowice
Urząd Miasta i Gminy Chmielnik
Starostwo Powiatowe w Limanowej
Urząd Miasta i Gminy Daleszyce
Urząd Gminy i Miasta Skalbmierz
Urząd Miasta Stalowa Wola
Starostwo Powiatowe w Biłgoraju
Starostwo Powiatowe w Janowie Lubelskim
Starostwo Powiatowe w Prudniku
Urząd Miasta Prudnik
Urząd Miejski w Białej
Urząd Gminy Lubrza
Starostwo Powiatowe w Mikołowie
Urząd Miasta w Mikołowie
Urząd Gminy Ornontowice
Urząd Gminy Wyry
Urząd Miasta Orzesze
Urząd Miasta Łaziska Górne
Starostwo Powiatowe w Lipnie
Urząd Gminy w Lipinie
Urząd Miasta i Gminy Skępe
Urząd Gminy Tłuchowo
Urząd Gminy Chrostkowo
Starostwo Powiatowe w Żninie
Urząd Miejski w Żninie
Urząd Gminy w Rogowie
Urząd Miejski w Łabiszynie
Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim
Urząd Gminy w Gąsawie
Urząd Miasta i Gminy Chmielnik
Starostwo Powiatowe w Limanowej
Urząd Miasta i Gminy Daleszyce
Starostwo Powiatowe w Wołominie
Starostwo Powiatowe w Prudniku
Urząd Miasta Prudnik
Urząd Miejski w Białej
Urząd Gminy Lubrza
Urząd Gminy Osiek Mały
Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny
Urząd Miejski Janów Lubelski
Urząd Miasta Biłgoraj
Urząd Miejski Szczebrzeszyn
Starostwo Powiatowe w Prudniku
Urząd Miasta Prudnik
Urząd Miejski w Białej
Urząd Gminy Lubrza
Urząd Gminy w Lubinie
Urząd Gminy Grzegorzew
Urząd Gminy Kościelec
Urząd Miasta i Gminy Kłodawa
Urząd Gminy Osiek Mały
Urząd Miejski w Kole
Urząd Gminy Baranowo
Urząd Gminy Czarnia
Urząd Gminy Lelis
Urząd Gminy Łyse
Urząd Gminy Kadzidło
Urząd Gminy w Lubinie
Starostwo Powiatowe w Mikołowie
Urząd Miasta w Mikołowie
Urząd Gminy Ornontowice
Urząd Gminy Wyry
Urząd Miasta Orzesze
Urząd Miasta Łaziska Górne
Starostwo Powiatowe w Lipnie
Urząd Gminy w Lipinie
Urząd Miasta i Gminy Skępe
Urząd Gminy Tłuchowo
Urząd Gminy Chrostkowo
Starostwo Powiatowe w Żninie
Urząd Miejski w Żninie
Urząd Gminy w Rogowie
Urząd Miejski w Łabiszynie
Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim
Urząd Gminy w Gąsawie
Urząd Gminy Zarszyn
Urząd Miasta Starachowice
Starostwo Powiatowe w Limanowej
Urząd Gminy i Miasta Skalbmierz
Urząd Miasta Starachowice
Urząd Miasta i Gminy Chmielnik
Urząd Miasta i Gminy Daleszyce
Urząd Gminy w Lubinie
Usprawnienia organizacyjne
Urząd Gminy Baranowo
Urząd Gminy Czarnia
Urząd Gminy Lelis
Urząd Gminy Łyse
Urząd Gminy Kadzidło
Urząd Miasta i Gminy Myszyniec
Urząd Gminy Olszewo-Borki
Urząd Gminy Jednorożec
13 czerwca 2013 w Warszawie, na zaproszenie serwisu publiczni.pl, Tomasz Dąbrowski - nasz ekspert inspirował i podpowiadał: jak sprawić, aby pracownicy byli dobrze wyszkoleni? jak prowadzić szkolenia w sposób efektywny? jak szkolić dobrze mając często ograniczenia finansowe? a także jak skutecznie motywować pracowników?
Doświadczenie, jakim wykazuje się firma Orange Hill Sp. z o.o., profesjonalizm, terminowość i rzetelność realizowanych zadań pozwalają nam rekomendować tę Firmę jako rzetelnego, godnego zaufania Partnera...
Polecam Orange Hill jako rzetelną i profesjonalną firmę, która w swych działaniach łączy wiedzę i doświadczenie z dużą otwartością i wrażliwością na potrzeby klienta