Pewnie większość czytających ten artykuł spotkało się z tym określeniem. Mimo już ponad pięćdziesięcioletniej historii badań tego tematu¹, w dalszym ciągu brak jest spójnej terminologii opisującej wiedzę i jej znaczenie w organizacji. Mówi się nawet o „chaosie koncepcyjnym” (Olejniczak 2012).
Żaden z naukowców nie pokusił się do tej pory o sformułowanie jednoznacznej, encyklopedycznej definicji zarządzania wiedzą (Schwarz, 2010), a kolejni autorzy w kolejnych próbach jego zdefiniowania, zwracają uwagę na różne aspekty – zarządzanie wiedzą jako zasobem, procesy zarządzania wiedzą, znaczenie strategii i narzędzi oraz podkreślanie efektów zarządzania wiedzą².
Jedną z najbardziej popularnych koncepcji jest podejście procesowe. Znacząca większość definicji zarządzania wiedzą obrazuje je jako proces składający się z wielu faz (Olejniczak, 2012). Podstawą naszych dalszych rozważań jest definicja zaproponowana przez trzech praktyków zarządzania wiedzą – Rauba, Probsta i Romhardta, którzy przedstawiają zarządzanie wiedzą jako zintegrowany zestaw procesów, których celem jest odpowiednie kształtowanie zasobów wiedzy w organizacji.

Zaliczamy do nich identyfikację wiedzy (zwaną też lokalizowaniem), pozyskiwanie, tworzenie (również rozwijanie), dzielenie się (dystrybucja, transfer, przesyłanie, wymiana), wykorzystanie (stosowanie) wiedzy oraz zachowywanie wiedzy, wiążąc je też z ochroną posiadanych zasobów. Utrata wiedzy, np. ze względu na odejście doświadczonego pracownika, może okazać się bardzo kosztowna dla organizacji.

Powyższe procesy są ze sobą bardzo ściśle powiązane. Jeśli usprawniamy jeden z nich, zmiany będą widoczne również w innych. Jeżeli natomiast świadomą realizację tych procesów uzupełnimy o cele zarządzania wiedzą oraz ocenę ich realizacji, otrzymamy system zarządzania wiedzą³. Należy mieć też na uwadze, że zarządzanie wiedzą, nie może istnieć bez uwzględnienia takich aspektów jak strategia, kultura organizacyjna zorientowana na wiedzę i relacje czy technologie informacyjne, a ocena zarządzania wiedzą powinna brać pod uwagę relacje między tymi elementami a procesami wiedzy. W dalszej części artykułu opiszemy, jak w prosty sposób zbadać, czy organizacja zarządza wiedzą.

Odpowiedź na to pozornie banalne pytanie jest kluczowa dla podjęcia decyzji o jakichkolwiek działaniach w kierunku zarządzania wiedzą w urzędzie.
Dynamika otoczenia, przejawiająca się m.in. w zmienności przepisów i wymogów stawianych urzędom, ograniczona przewidywalność zjawisk oraz rosnąca świadomość społeczeństwa powodują, że instytucje publiczne w realizacji swoich zadań nie mogą bazować wyłącznie na raz przyjętych założeniach funkcjonowania. Podobnie jak w biznesie, ta zmienność otoczenia, jak również różnorodne wyzwania, jakim muszą sprostać instytucje publiczne, m.in.: podnoszenie zaufania wśród mieszkańców, naciski na zwiększanie efektywności pracowników, podnoszenie jakości usług, wzmacnianie partnerskich relacji z podmiotami zewnętrznymi, podejmowanie decyzji w sytuacji

szumu informacyjnego, starzejący się personel itp., wymuszają monitorowanie i usprawnianie procesów opartych na wiedzy i doskonalenie metod zarządzania w urzędzie. Zarządzanie wiedzą pomaga w sposób usystematyzowany, z wykorzystaniem różnorodnych narzędzi, uczynić wiedzę bardziej dostępną dla pracowników i obywateli oraz w jak najlepszy sposób wykorzystywać ją, aby sprostać powyższym wyzwaniom.

Zrozumienie procesów składających się na zarządzanie wiedzą oraz zbadanie tego, czy i w jakim stopniu organizacja już je realizuje, umożliwia efektywne budowanie systemów zarządzania wiedzą dedykowanych dla urzędu. Organizacje od zawsze zarządzały wiedzą, jednak zarządzanie wiedzą jako usystematyzowana strategia działań, staje się w obecnych czasach koniecznością (OECD, 2004).

Metoda oceny stopnia realizacji celów zarządzania wiedzą powinna zostać dopasowana do tego, w jaki sposób sformułowana jest strategia organizacji. Co jednak w sytuacji, gdy organizacja nie wyznaczyła wprost celów dotyczących zarządzania wiedzą, a procesy realizowane są w urzędzie niejako „nieświadomie”? Otóż, najprostszym rozwiązaniem jest wówczas dokonać audytu wstępnego, badającego stopień realizacji procesów zarządzania wiedzą.
Odmiennie do przywoływanego w literaturze audytu zarządzania wiedzą, który bada stopień realizacji celów zarządzania wiedzą, audyt wstępny jest krokiem wcześniejszym. Dedykowany jest głównie urzędom, które nie posiadają wdrożonego systemu zarządzania wiedzą, aby ocenić stopień

przygotowania urzędu do jego wdrożenia lub umożliwić przygotowanie strategii zarządzania wiedzą. Bada, czy zostały wyznaczone cele związane z zarządzaniem wiedzą na poziomie normatywnym, strategicznym i operacyjnym, bada realizację procesów zarządzania wiedzą, stosowane technologie wspomagające zarządzanie wiedzą oraz kulturę organizacyjną pod kątem otwarcia na wiedzę, współpracy i zaufania. Świadomość tego, w jaki sposób realizowane są podstawowe procesy zarządzania wiedzą, pozwala na zaprojektowanie dla urzędu prostych, ale wartościowych usprawnień, pozwalających zwiększyć efektywność realizowanych działań.

Audyt Wstępny Zarządzania Wiedzą pozwala szeroko spojrzeć na realizację procesów zarządzania wiedzą z perspektywy pracowników urzędu – zarówno kadry zarządzającej, jak i pracowników niższych szczebli. Do badania wykorzystywana jest metoda kwestionariuszowa, która w niewielkim stopniu angażuje personel urzędu, a dzięki opisaniu procesów zarządzania wiedzą przez pryzmat konkretnych obserwowanych zachowań i postaw, pozwala na zdiagnozowanie faktycznej ich realizacji, a nie tylko stwierdzenie faktu przyjęcia pewnych założeń.
Koncepcję Audytu Wstępnego opisać można w kilku prostych krokach, które obrazuje poniższa ilustracja.