Wydaje się, że o metodach rekrutacji powiedziano już wszystko. Nie sposób policzyć podejścia i publikacje podejmujące ten temat, trudno też zarzucić osobom odpowiedzialnym za nabory pracowników w urzędach brak wiedzy o tym, jak taki proces przeprowadzić. Warto się jednak zastanowić, co zrobić, aby pozyskać rzeczywiście najlepszego kandydata (na dostępne wolne stanowisko), w jak najbardziej efektywny i przejrzysty sposób?

Inspiracją do zastanowienia się nad tym pytaniem były - między innymi – uwagi pokontrolne zawarte w raportach NIK¹ , np.: „pomijanie procedury otwartego naboru”, „formułowanie nieobiektywnych kryteriów”, „zatrudnianie osób niespełniających wymogów”, „nierzetelna weryfikacja kandydatów”, „ocenianie pracowników niezgodnie z właściwymi kryteriami”. Skłoniły one, jak również informacje o niskim wykorzystaniu technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych w urzędach, do przedstawienia Komisji Europejskiej pomysłu na projekt, dotyczący wzmocnienia potencjału i efektywności zasobów ludzkich w urzędach. Firma Orange Hill sp. z o.o., jako jedyna z Polski, w 2012 r. pozyskała w konkursie na projekty rozwoju innowacji (Program „Uczenie się przez całe życie”) grant na opracowanie systemu rekrutacji opartego na kompetencjach, dedykowanego urzędom.

Najpierw badanie, potem rozwiązanie

Wraz z pięcioma organizacjami partnerskimi z Włoch, Austrii, Hiszpanii, Czech i Grecji spółka Orange Hill opracowała założenia metodologii naboru pracowników do urzędów. Jej zastosowanie pomoże usprawnić ten proces. Nie jest to propozycja oparta wyłącznie na domniemaniach autorów - powstała w oparciu o badania przeprowadzone w krajach partnerskich. Na podstawie analizy danych zastanych, zogniskowanych wywiadów grupowych i wywiadów indywidualnych zbadano m.in. postrzeganie gminy przez pracowników i obywateli, zasady rekrutacji, procedury selekcji i zatrudnienia oraz rozwoju nowego pracownika (w pierwszych miesiącach po przyjęciu do pracy). Przyjrzano się też ustawodawstwu, które reguluje zatrudnianie pracowników administracji publicznej. Wyniki analizy zestawione zostały w raport porównawczy, który pozwolił na opracowanie głównych założeń systemu rekrutacji nazwanego Find the Best (FTB).

Pomysł na innowację

Eksperci weryfikujący projekty w Komisji Europejskiej ocenili pomysł na system rekrutacji FTB^TM (System FTB^TM) w administracji publicznej jako innowacyjny. Na cały system składają się trzy elementy:

• Metodologia FTB^TM naboru pracowników do urzędów, oparta na weryfikacji wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania jasno zdefiniowanych zadań na określonym stanowisku,
• Narzędzie FTB^TM wspierające realizację procesu (aplikacja internetowa),
• Program wdrożeniowy FTB^TM, obejmujący spotkania informacyjne dla pracowników i szkolenia dotyczące obsługi narzędzia FTB, a także narzędzia komunikacji w zmianie, przydatne przy wprowadzaniu zmiany organizacyjnej związanej z wdrożeniem Systemu w urzędzie. Te instytucje, które nie przystąpią do fazy testów, otrzymają podręcznik wdrażania Systemu FTB^TM.

Organizacje realizujące projekt – reprezentujące sektor biznesu, NGO i administrację publiczną – angażują urzędy w swoich krajach w konsultacje Systemu na wszystkich etapach realizacji projektu. Kluczem do powodzenia całego projektu jest zrozumienie specyfiki urzędów i przygotowanie rozwiązania jak najbardziej przydatnego w codziennym zarządzaniu zasobami ludzkimi w tych instytucjach.

Dlaczego System FTB?

W obliczu poszukiwania przez urzędy rozwiązań obiektywizujących proces rekrutacji, czyniących go bardziej transparentnym, szybszym i precyzyjnym, metoda umożliwiająca znalezienie osób posiadających jak najbardziej adekwatne kompetencje do wykonywanych zadań, w możliwie najkrótszym czasie, bez uszczerbku dla jakości i przejrzystości procesu naboru staje się pożądanym wsparciem. W tej sytuacji, chociaż niedoceniany, system naboru staje się również jednym z najistotniejszych wyznaczników późniejszego funkcjonowania urzędów.

Jesienią 2013 roku zespół konsultantów wypracował założenia trzonu Systemu FTB^TM, czyli Metodologię FTB^TM. Koncentruje się ona na pozyskiwaniu pracowników do urzędów gmin, aczkolwiek nie wyklucza się jej zastosowania w innych instytucjach administracji publicznej różnych szczebli. Skupienie się na wybranym typie jednostki pozwoliło autorom koncepcji wypracować sposób postępowania spójny i adekwatny do uwarunkowań i potrzeb wszystkich krajów partnerskich.

Odpowiadając na pytanie: Dlaczego FTB? wskazać można cele, jakie zastosowanie proponowanego podejścia pozwoli realizować:

• wzrost efektywności procesu rekrutacji (przyśpieszenie);
• zwiększenie transparentności działań urzędu w procesie rekrutacji (jawność procesu);
• powiązanie zadań na stanowisku z wymaganiami co do umiejętności pracownika (przejrzystość wymagań i procedur);
• wprowadzenie rozwiązań informatycznych (usprawnienie procesu naboru, przejrzystość);
• rozwój umiejętności pracowników HR w urzędach (profesjonalizacja);
• promowanie otwartego dostępu do stanowisk urzędniczych (równe szanse).

Aby osiągnąć te cele, kierujący urzędem będzie musiał zdecydować, czy jest gotowy na zmiany, wynikającej z realizacji kilku kluczowych założeń, leżących u podstaw metodologii. W skrócie zostały one przedstawione na poniższym rysunku.

Rysunek 1. Założenia Metodologii FTB^TM

Jak to działa?

Metodologia FTB łączy trzy procesy, których celem jest pozyskanie do urzędu pracownika najlepszego do pełnienia danej roli w organizacji:

• określanie potrzeb rekrutacyjnych (definiowanie wymagań adekwatnych do zadań),
• rekrutację i selekcję (pozyskanie zgłoszeń i wybór najlepszego kandydata),
• planowanie rozwoju i ewaluację (rozwój pracownika w okresie przygotowawczym).

Są one ze sobą ściśle powiązane wymaganiami kompetencyjnymi. Określony we wstępnym etapie, w formie burzy mózgów, profil idealnego kandydata na danym stanowisku, jest podstawą realizacji działań w ramach dalszych etapów procesu rekrutacji i selekcji (opracowania testu wiedzy i kompetencyjnego, formułowania pytań selekcyjnych itd.), z planowaniem rozwoju nowego pracownika włącznie. Słowa “kompetencje” i „nowe technologie” są więc słowami-kluczami całej metodologii. Na Rysunku 2. przedstawiony został schemat procesu rekrutacji i selekcji, opartego na Metodologii FTB^TM.

Rekomentacje dla instytucji zainteresowanych wdrożeniem

Wdrożenie Metodologii FTB może wspomóc budowanie nowej jakości w europejskich urzędach. Aby to się stało, konieczne jest zwrócenie uwagi na kilka istotnych kwestii:

• Wdrożenie Metodologii FTB^TM, jako projektu zmiany organizacyjnej,
• Budowanie świadomości i zaangażowania pracowników,
• Szkolenia dla pracowników dotyczące korzystania z Metodologii oraz Narzędzia FTB^TM,
• Monitorowanie i ewaluacja wdrożenia.

Szczegółowy program wdrożenia Systemu FTB^TM w urzędzie, czyli trzeci element systemu, będzie przedmiotem odrębnej publikacji.

Obecnie treść Metodologii FTB^TM, zawarta w podręczniku pt. “Metodologia rekrutacji do urzędów administracji publicznej oparta na kompetencjach” konsultowana jest wśród przedstawicieli tego sektora we wszystkich krajach partnerskich. Zachęcamy do zapoznania się z pełną wersją dokumentu i zgłaszania swoich uwag. Materiał dostępny jest na stronie internetowej projektu: www.findthebest-ftb.eu oraz bezpośrednio w biurze projektu.

Reprezentantów sektora administracji już teraz gorąco zachęcamy do zgłaszania swoich urzędów do testów Systemu FTB^TM, polegających na bezpłatnym wdrożeniu rozwiązania w organizacji. Test pełnej wersji Narzędzia FTB rozpocznie się pod koniec 2014 r.

Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu z biurem projektu:

katarzyna.bajolek@orangehill.pl

http://www.orangehill.pl

Ukończyła Studia Europejskie w Akademii Ekonomicznej w Krakowie, absolwentka studiów podyplomowych International Business Communication oraz Infobrokering Biznesowy. Certyfikowany menedżer projektu według standardu IPMA. Posiada 10-letnie doświadczenie w realizacji projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Konsultant w zakresie tworzenia projektów rozwojowych dla administraci i biznesu oraz pozyskiwania funduszy na ich realizację. Posiada doświadczenie w przygotowaniu i realizacji szkoleń i warsztatów z zakresu zarządzania projektami, budowania partnerstw lokalnych, dziennikarstwa, PR, motywowania, pracy w zespole, fundraisingu. Specjalizuje się w obszarze zarządzania wiedzą w organizacjach.