Inspiracją dla stworzenia rozwiązań wspierających proces rekrutacji w administracji są nasze doświadczenia z realizacji projektów dotyczących zarządzania przez kompetencje w administracji publicznej. Punktem odniesienia są dla nas także wnioski z informacji Najwyższej Izby Kontroli o wynikach naboru pracowników na stanowiska urzędnicze w jednostkach samorządu terytorialnego z 2010 r. Wskazują one na potrzebę wzmocnienia tego obszaru, zwracając uwagę m.in. na konieczność zwiększenia efektywności i rzetelności oceny oraz na konieczność skrócenia okresu realizacji procesu rekrutacji.
Przygotowaliśmy rozwiązania metodyczne i informatyczne, które wspierają obszar rekrutacji i selekcji w administracji publicznej, dążąc do tego, aby:
FTB – innowacja europejska.
Nasze rozwiązania znalazły uznanie Komisji Europejskiej, która w programie Rozwoju Innowacji zdecydowała o dofinansowaniu prac nad systemem informatycznym, dedykowanym urzędom administracji publicznej. Dzięki temu metodyka FTB będzie dostępna dla wszystkich urzędów.
Zintegrowany System Rekrutacji FTB, dzięki zastosowaniu narzędzia elektronicznego, wspierającego procesy rekrutacyjne, pozwala na przeprowadzenie przejrzystego procesu selekcji opartego o kompetencje pracowników, odnoszącego się do zidentyfikowanych potrzeb rekrutacyjnych.
FTB jest szczegółową metodyką rekrutacji opisaną w trzech fazach: określania potrzeb rekrutacyjnych, selekcji i rekrutacji oraz wdrażania pracowników. Jest nie tylko kompletnym procesem. Zawiera także rozwiązania wspierające w preselekcji i selekcji kandydatów.
Usystematyzowanie zadań w fazie określania potrzeb i wymogów rekrutacyjnych ma zasadniczy wpływ na całość rekrutacji, tj. wybór odpowiedniej osoby oraz na jej właściwe zaadaptowanie się w miejscu pracy, a tym samym – jest działaniem warunkującym wybór najlepszego kandydata zdolnego do rozwoju w ramach organizacji.
Zalety systemu FTB:
Metodyka
Funkcjonowanie Systemu FTB wpisane jest w poniższe ramy metodologiczne:
Proces
FAZA I – definiowanie potrzeb i wymogów rekrutacyjnych
Jak działa?
System centralizuje działania związane z całym procesem i śledzi jego postęp.
Efekt końcowy:
Kompletne ogłoszenie o naborze, zawierające dokładny opis stanowiska pracy, zadań pracownika oraz kryteriów, które musi on spełniać wraz z metodami ich weryfikacji.
FAZA II – selekcja kandydatów
Jak działa?Efekt końcowy:
Wybór najlepszego kandydata zdolnego do rozwoju w ramach organizacji.
FAZA III – adaptacja i rozwój nowozatrudnionych pracowników w miejscu pracy
Jak działa?Efekt końcowy:
Określenie przez przełożonego stopnia wdrożenia pracownika.
Stwierdzenie pełnego wdrożenia jest podstawą do wydania rekomendacji dla kontynuacji zatrudnienia i zakończenia całości procesu rekrutacji i adaptacji.
Wydaje się, że o metodach rekrutacji powiedziano już wszystko. Nie sposób policzyć podejścia i publikacje podejmujące ten temat, trudno też zarzucić osobom odpowiedzialnym za nabory pracowników w urzędach brak wiedzy o tym, jak taki proces przeprowadzić. Warto się jednak zastanowić, co zrobić, aby pozyskać rzeczywiście najlepszego kandydata (na dostępne wolne stanowisko), w jak najbardziej efektywny i przejrzysty sposób?
Inspiracją do zastanowienia się nad tym pytaniem były - między innymi – uwagi pokontrolne zawarte w raportach NIK1 , np.: „pomijanie procedury otwartego naboru”, „formułowanie nieobiektywnych kryteriów”, „zatrudnianie osób niespełniających wymogów”, „nierzetelna weryfikacja kandydatów”, „ocenianie pracowników niezgodnie z właściwymi kryteriami”. Skłoniły one, jak również informacje o niskim wykorzystaniu technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych w urzędach, do przedstawienia Komisji Europejskiej pomysłu na projekt, dotyczący wzmocnienia potencjału i efektywności zasobów ludzkich w urzędach. Firma Orange Hill sp. z o.o., jako jedyna z Polski, w 2012 r. pozyskała w konkursie na projekty rozwoju innowacji (Program „Uczenie się przez całe życie”) grant na opracowanie systemu rekrutacji opartego na kompetencjach, dedykowanego urzędom.
Wraz z pięcioma organizacjami partnerskimi z Włoch, Austrii, Hiszpanii, Czech i Grecji spółka Orange Hill opracowała założenia metodologii naboru pracowników do urzędów. Jej zastosowanie pomoże usprawnić ten proces. Nie jest to propozycja oparta wyłącznie na domniemaniach autorów - powstała w oparciu o badania przeprowadzone w krajach partnerskich. Na podstawie analizy danych zastanych, zogniskowanych wywiadów grupowych i wywiadów indywidualnych zbadano m.in. postrzeganie gminy przez pracowników i obywateli, zasady rekrutacji, procedury selekcji i zatrudnienia oraz rozwoju nowego pracownika (w pierwszych miesiącach po przyjęciu do pracy). Przyjrzano się też ustawodawstwu, które reguluje zatrudnianie pracowników administracji publicznej. Wyniki analizy zestawione zostały w raport porównawczy, który pozwolił na opracowanie głównych założeń systemu rekrutacji nazwanego Find the Best (FTB).
Eksperci weryfikujący projekty w Komisji Europejskiej ocenili pomysł na system rekrutacji FTBTM (System FTBTM) w administracji publicznej jako innowacyjny. Na cały system składają się trzy elementy:
Organizacje realizujące projekt – reprezentujące sektor biznesu, NGO i administrację publiczną – angażują urzędy w swoich krajach w konsultacje Systemu na wszystkich etapach realizacji projektu. Kluczem do powodzenia całego projektu jest zrozumienie specyfiki urzędów i przygotowanie rozwiązania jak najbardziej przydatnego w codziennym zarządzaniu zasobami ludzkimi w tych instytucjach.
W obliczu poszukiwania przez urzędy rozwiązań obiektywizujących proces rekrutacji, czyniących go bardziej transparentnym, szybszym i precyzyjnym, metoda umożliwiająca znalezienie osób posiadających jak najbardziej adekwatne kompetencje do wykonywanych zadań, w możliwie najkrótszym czasie, bez uszczerbku dla jakości i przejrzystości procesu naboru staje się pożądanym wsparciem. W tej sytuacji, chociaż niedoceniany, system naboru staje się również jednym z najistotniejszych wyznaczników późniejszego funkcjonowania urzędów.
Jesienią 2013 roku zespół konsultantów wypracował założenia trzonu Systemu FTBTM, czyli Metodologię FTBTM. Koncentruje się ona na pozyskiwaniu pracowników do urzędów gmin, aczkolwiek nie wyklucza się jej zastosowania w innych instytucjach administracji publicznej różnych szczebli. Skupienie się na wybranym typie jednostki pozwoliło autorom koncepcji wypracować sposób postępowania spójny i adekwatny do uwarunkowań i potrzeb wszystkich krajów partnerskich.
Odpowiadając na pytanie: Dlaczego FTB? wskazać można cele, jakie zastosowanie proponowanego podejścia pozwoli realizować:
Aby osiągnąć te cele, kierujący urzędem będzie musiał zdecydować, czy jest gotowy na zmiany, wynikającej z realizacji kilku kluczowych założeń, leżących u podstaw metodologii. W skrócie zostały one przedstawione na poniższym rysunku.
Rysunek 1. Założenia Metodologii FTBTM
Metodologia FTB łączy trzy procesy, których celem jest pozyskanie do urzędu pracownika najlepszego do pełnienia danej roli w organizacji:
Są one ze sobą ściśle powiązane wymaganiami kompetencyjnymi. Określony we wstępnym etapie, w formie burzy mózgów, profil idealnego kandydata na danym stanowisku, jest podstawą realizacji działań w ramach dalszych etapów procesu rekrutacji i selekcji (opracowania testu wiedzy i kompetencyjnego, formułowania pytań selekcyjnych itd.), z planowaniem rozwoju nowego pracownika włącznie. Słowa “kompetencje” i „nowe technologie” są więc słowami-kluczami całej metodologii. Na Rysunku 2. przedstawiony został schemat procesu rekrutacji i selekcji, opartego na Metodologii FTBTM.
Wdrożenie Metodologii FTB może wspomóc budowanie nowej jakości w europejskich urzędach. Aby to się stało, konieczne jest zwrócenie uwagi na kilka istotnych kwestii:
Szczegółowy program wdrożenia Systemu FTBTM w urzędzie, czyli trzeci element systemu, będzie przedmiotem odrębnej publikacji.
Obecnie treść Metodologii FTBTM, zawarta w podręczniku pt. “Metodologia rekrutacji do urzędów administracji publicznej oparta na kompetencjach” konsultowana jest wśród przedstawicieli tego sektora we wszystkich krajach partnerskich. Zachęcamy do zapoznania się z pełną wersją dokumentu i zgłaszania swoich uwag. Materiał dostępny jest na stronie internetowej projektu: www.findthebest-ftb.eu oraz bezpośrednio w biurze projektu.
Reprezentantów sektora administracji już teraz gorąco zachęcamy do zgłaszania swoich urzędów do testów Systemu FTBTM, polegających na bezpłatnym wdrożeniu rozwiązania w organizacji. Test pełnej wersji Narzędzia FTB rozpocznie się pod koniec 2014 r.
Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu z biurem projektu:
1Informacja o wynikach kontroli naboru pracowników na stanowiska urzędnicze w jednostkach samorządu terytorialnego, NIK Delegatura w Zielonej Górze, Zielona Góra, wrzesień 2010 NIK on local government empoyees, NIK, 23.07.2013 [online], dokument dostępny: http://www.nik.gov.pl/en/news/nik-on-local-government-employees.html, [dostęp] 19.09.2013
Ukończyła Studia Europejskie w Akademii Ekonomicznej w Krakowie, absolwentka studiów podyplomowych International Business Communication oraz Infobrokering Biznesowy. Certyfikowany menedżer projektu według standardu IPMA. Posiada 10-letnie doświadczenie w realizacji projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Konsultant w zakresie tworzenia projektów rozwojowych dla administraci i biznesu oraz pozyskiwania funduszy na ich realizację. Posiada doświadczenie w przygotowaniu i realizacji szkoleń i warsztatów z zakresu zarządzania projektami, budowania partnerstw lokalnych, dziennikarstwa, PR, motywowania, pracy w zespole, fundraisingu. Specjalizuje się w obszarze zarządzania wiedzą w organizacjach.
Poznaj nasze kluczowe doświadczenia.
Zobacz ostatnie wdrożenia naszych usług w urzędach administracji publicznej!
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów – 2012
Ministerstwo Transportu Budownictwa i Gospodarki Morskiej – 2012
Główny Urząd Statystyczny – 2012
Urząd Lotnictwa Cywilnego – 2012
Lubuski Urząd Wojewódzki – 2012
Urząd Miasta Katowice – 2011
Urząd Miasta Stalowa Wola – 2011
Urząd Miejski w Grudziądzu – 2011
Urząd Miasta Biłgoraj – 2013
Urząd Miejski Bychawa – 2013
Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny – 2012/2013
Urząd Gminy Celestynów – 2013
Ministerstwo Transportu Budownictwa i Gospodarki Morskiej – 2012
Urząd Miejski Bychawa – 2013
Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny – 2013
Urząd Miasta Biłgoraj – 2012/2013
Urząd Miasta Katowice – 2010/2011
Urząd Miasta Stalowa Wola – 2010/2011
Urząd Miejski w Grudziądzu – 2011
Ministerstwo Transportu Budownictwa i Gospodarki Morskiej – 2012
Główny Urząd Statystyczny – 2012
Urząd Miasta Katowice – 2011/2012
Urząd Miasta i Gminy Kłodawa – 2012
Urząd Gminy Lubin – 2012
Urząd Gminy w Grzegorzewie – 2012
Urząd Gminy Kościelec – 2012
Urząd Gminy w Czarnym Dunajcu – 2013
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych – 2013/2014
Urząd Miasta Katowice – 2011/2012
Urząd Miasta i Gminy Kłodawa – 2012
Urząd Gminy Lubin – 2012
Urząd Gminy w Grzegorzewie – 2012
Urząd Gminy Kościelec – 2012
Urząd Miasta Katowice – 2012
Urząd Miejski Bychawa – 2013
Starostwo Powiatowe we Włoszczowie – 2013
Starostwo Powiatowe w Kazimierzy Wielkiej – 2013
Urząd Gminy Wodzisław – 2013
Urząd Miasta Katowice – 2010/2011
Urząd Miasta Stalowa Wola – 2010/2011
Urząd Miasta Biłgoraj – 2012/2013
Urząd Miejski Bychawa – 2012/2013
Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny – 2012/2013
Urząd Lotnictwa Cywilnego – 2012
Urząd Gminy Celestynów – 2013
Urząd Gminy Pniewy – 2012
Urząd Gminy Belsk Duży – 2012
Urząd Gminy Chynów – 2012
Urząd Miasta Katowice – 2010/2011
Urząd Miasta Katowice – 2010/2011
Główny Inspektorat Transportu Drogowego (IPRZ, inspirujące przywództwo) – 2013
Urząd Miejski Bychawa (konsultacje społeczne) – 2013
Starostwo Powiatowe w Mikołowie
Urząd Miasta w Mikołowie
Urząd Gminy Ornontowice
Urząd Gminy Wyry
Urząd Miasta Orzesze
Urząd Miasta Łaziska Górne
Starostwo Powiatowe w Lipnie
Urząd Gminy w Lipinie
Urząd Miasta i Gminy Skępe
Urząd Gminy Tłuchowo
Urząd Gminy Chrostkowo
Starostwo Powiatowe w Żninie
Urząd Miejski w Żninie
Urząd Gminy w Rogowie
Urząd Miejski w Łabiszynie
Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim
Urząd Gminy w Gąsawie
Urząd Gminy Zarszyn
Urząd Miasta Starachowice
Urząd Miasta i Gminy Chmielnik
Starostwo Powiatowe w Limanowej
Urząd Miasta i Gminy Daleszyce
Urząd Gminy i Miasta Skalbmierz
Urząd Miasta Stalowa Wola
Starostwo Powiatowe w Biłgoraju
Starostwo Powiatowe w Janowie Lubelskim
Starostwo Powiatowe w Prudniku
Urząd Miasta Prudnik
Urząd Miejski w Białej
Urząd Gminy Lubrza
Starostwo Powiatowe w Mikołowie
Urząd Miasta w Mikołowie
Urząd Gminy Ornontowice
Urząd Gminy Wyry
Urząd Miasta Orzesze
Urząd Miasta Łaziska Górne
Starostwo Powiatowe w Lipnie
Urząd Gminy w Lipinie
Urząd Miasta i Gminy Skępe
Urząd Gminy Tłuchowo
Urząd Gminy Chrostkowo
Starostwo Powiatowe w Żninie
Urząd Miejski w Żninie
Urząd Gminy w Rogowie
Urząd Miejski w Łabiszynie
Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim
Urząd Gminy w Gąsawie
Urząd Miasta i Gminy Chmielnik
Starostwo Powiatowe w Limanowej
Urząd Miasta i Gminy Daleszyce
Starostwo Powiatowe w Wołominie
Starostwo Powiatowe w Prudniku
Urząd Miasta Prudnik
Urząd Miejski w Białej
Urząd Gminy Lubrza
Urząd Gminy Osiek Mały
Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny
Urząd Miejski Janów Lubelski
Urząd Miasta Biłgoraj
Urząd Miejski Szczebrzeszyn
Starostwo Powiatowe w Prudniku
Urząd Miasta Prudnik
Urząd Miejski w Białej
Urząd Gminy Lubrza
Urząd Gminy w Lubinie
Urząd Gminy Grzegorzew
Urząd Gminy Kościelec
Urząd Miasta i Gminy Kłodawa
Urząd Gminy Osiek Mały
Urząd Miejski w Kole
Urząd Gminy Baranowo
Urząd Gminy Czarnia
Urząd Gminy Lelis
Urząd Gminy Łyse
Urząd Gminy Kadzidło
Urząd Gminy w Lubinie
Starostwo Powiatowe w Mikołowie
Urząd Miasta w Mikołowie
Urząd Gminy Ornontowice
Urząd Gminy Wyry
Urząd Miasta Orzesze
Urząd Miasta Łaziska Górne
Starostwo Powiatowe w Lipnie
Urząd Gminy w Lipinie
Urząd Miasta i Gminy Skępe
Urząd Gminy Tłuchowo
Urząd Gminy Chrostkowo
Starostwo Powiatowe w Żninie
Urząd Miejski w Żninie
Urząd Gminy w Rogowie
Urząd Miejski w Łabiszynie
Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim
Urząd Gminy w Gąsawie
Urząd Gminy Zarszyn
Urząd Miasta Starachowice
Starostwo Powiatowe w Limanowej
Urząd Gminy i Miasta Skalbmierz
Urząd Miasta Starachowice
Urząd Miasta i Gminy Chmielnik
Urząd Miasta i Gminy Daleszyce
Urząd Gminy w Lubinie
Usprawnienia organizacyjne
Urząd Gminy Baranowo
Urząd Gminy Czarnia
Urząd Gminy Lelis
Urząd Gminy Łyse
Urząd Gminy Kadzidło
Urząd Miasta i Gminy Myszyniec
Urząd Gminy Olszewo-Borki
Urząd Gminy Jednorożec
Doświadczenie, jakim wykazuje się firma Orange Hill Sp. z o.o., profesjonalizm, terminowość i rzetelność realizowanych zadań pozwalają nam rekomendować tę Firmę jako rzetelnego, godnego zaufania Partnera...
Polecam Orange Hill jako rzetelną i profesjonalną firmę, która w swych działaniach łączy wiedzę i doświadczenie z dużą otwartością i wrażliwością na potrzeby klienta